Описание
Для Медицинского центра критичны:- учёт питания пациентов и персонала с калькуляцией блюд, меню‑требованиями и списанием продуктов;
- аптечный контур и учёт лекарственных средств;
- учёт ГСМ, автотранспорта и специализированного оборудования;
- учёт основных средств, нематериальных и непроизводственных активов;
- кадровый учёт и расчёт заработной платы большого штата медицинских и вспомогательных сотрудников;
- планирование и исполнение бюджета по источникам финансирования и бюджетной аналитике КФО, КПС, КЭК, ЦФО, а также оперативный план‑факт‑анализ.
До начала проекта центр использовал несколько разрозненных решений. Бухгалтерский учёт, включая питание и ГСМ, вёлся в отраслевом решении на базе 1С с точечными доработками. Кадровый учёт и расчёт заработной платы был частично автоматизирован в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения». Значимую часть планово‑экономического учёта, финансового планирования и ПФХД сотрудники вели вне единого контура – в Excel и отдельных документах. Отраслевая конфигурация на базе 1С работала в основном в типовом виде, доработки выполняли точечно, преимущественно по блоку ИФО. В неё входили учёт питания, ГСМ, договоров, складской учёт и отчётность. При этом сохранялись ограничения:
- планово‑экономическую работу частично вели в системе, частично в Excel, что увеличивало трудозатраты и снижало оперативность и точность план‑факт‑анализа;
- кадровый и зарплатный контуры слабо связывались с финансовым планированием, не было единой сквозной аналитики по фонду оплаты труда, ставкам, источникам финансирования и бюджетным ограничениям;
- интеграция с системой «Электронный бюджет» требовала унификации данных и опоры на типовой функционал актуальных решений 1С, чтобы снизить риски сопровождения и соответствовать требованиям регулятора;
- центр не имел единого цифрового контура, где питание, лекарства, ГСМ, основные средства, трудовые ресурсы и бюджет отражаются в одной системе координат и формируют консолидированную аналитику для руководства.
Основная цель проекта заключалась в том, чтобы уйти от разрозненных программ и перейти к единой интегрированной системе.
Руководству центра было важно, чтобы в одном цифровом контуре вёлся учёт питания пациентов и персонала, лекарственного обеспечения, ГСМ, имущества и кадров, а также чтобы финансово‑хозяйственная деятельность стала более прозрачной и управляемой.
Новая система должна была давать сквозную бюджетную и управленческую аналитику по основным разрезам (КФО, КПС, КЭК, ЦФО, ФОТ), устойчиво работать с «Электронным бюджетом» и медицинской информационной системой и как можно меньше опираться на Excel и ручные операции.
Проект начался с детального обследования текущей работы центра. Команда совместно со специалистами заказчика разобрала, как ведут бухгалтерский и кадровый учёт, как считают заработную плату, как планируют бюджет и формируют ПФХД, как сейчас взаимодействуют с МИС и «Электронным бюджетом». На этом этапе определили, какие процессы переводят в типовые решения 1С, какие функции сохраняют и развивают в действующем решении, какие отчёты нужны руководству и как должна выглядеть целевая архитектура новой системы.
По итогам обследования согласовали поэтапное внедрение: сначала запустили ядро бухгалтерского и кадрового учёта, затем добавили контуры финансового планирования и ПФХД и после этого отладили все интеграции между системами.
В «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» настроили ключевые направления учёта: планирование и санкционирование, работу с денежными средствами и расчётами, учёт материальных запасов, основных средств, нематериальных и непроизводственных активов, ГСМ, готовой продукции, работ и услуг, продуктов питания, а также формирование отчётности и аптечный контур. При этом функциональность прежнего отраслевого решения, к которой привыкли пользователи, перенесли в типовой «1С:БГУ» и сохранили отраслевые возможности по учёту питания, ГСМ, договоров, склада, готовой продукции и отчётности. Справочники и остатки перенесли регламентированным способом с сохранением структуры и аналитики, чтобы сотрудники сразу могли полноценно работать в новой системе.
Параллельно команда доработала контур «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» под реальные кадровые процессы медицинского центра: учтены целевые и ученические договоры, льготные профессии, сложные схемы распределения заработка по источникам финансирования, добавлена детализированная тарификация и расширенный набор отраслевых кадровых и зарплатных отчётов, а печатные формы трудовых договоров, дополнительных соглашений и приказов приведены в соответствие с форматом учреждения.
Чтобы закрыть задачи по планированию и ПФХД, в работу ввели специализированное решение собственной разработки. В нём настроили подсистемы для получения данных из разных источников, управления процессами, учёта договоров, финансового планирования и формирования ПФХД.
На базе этого решения центр планирует доходы и расходы, учитывает договоры и обязательства, контролирует исполнение бюджетов и проводит план‑факт‑анализ. Фактически оно стало единым слоем консолидированного финансового планирования, куда стекаются данные из учётных систем и внешних источников и где формируется целостная финансовая картина по учреждению.
Отдельное внимание уделили интеграциям и единому контуру данных. Зарплату и налоги теперь типовым образом выгружают из «1С:ЗКГУ» в «1С:БГУ», что обеспечивает корректное отражение фонда оплаты труда в бухгалтерском учёте. Регламентированную отчётность из «1С:БГУ» передают в «Электронный бюджет» в формате, который соответствует требованиям регулятора. Данные по движению медикаментов поступают из медицинской информационной системы в «1С:БГУ», поэтому финансовый учёт тесно связан с реальной медицинской деятельностью. Информацию из внешних источников и Excel загружают в отраслевое решение через подсистему «Получение данных», где её приводят к единому формату для включения в общую финансовую модель.
В результате бухгалтерский, кадровый и финансово‑плановый контуры работают как единая система, а руководство видит согласованные показатели по ресурсам и финансам.
Перед запуском в промышленную эксплуатацию команда провела обучение сотрудников бухгалтерии, кадровой службы, планово‑экономического отдела и ИТ‑подразделения.
Для ключевых пользователей подготовили краткие инструкции и рабочие регламенты. Переход в новую систему организовали поэтапно: сначала перевели основные участки учёта, затем постепенно расширили перечень данных и отчётов. В период стабилизации специалисты сопровождали пользователей и оперативно вносили нужные корректировки в настройки и отчётные формы.
